KEBIJAKAN PRIVASI
SISTEM ABSENSI PEGAWAI
KOTA SUNGAI PENUH

Aplikasi SiAP dikembangkan oleh:

• Unit Teknis: Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Sungai Penuh
• Alamat: Jl. Prof. Dr. Sri Sidewi, Koto Renah, Kec. Pesisir Bukit, Kota Sungai Penuh, Jambi
• Email: siap@sungaipenuhkota.go.id / siap.kotaspn@gmail.com
• Website: sungaipenuhkota.go.id

Untuk pertanyaan, keluhan, atau permintaan terkait data pribadi Anda, silakan hubungi kami melalui kontak di atas.

a. Data Identitas Pegawai

Data berikut telah diinput dan dikelola oleh Administrator:

• Nama lengkap
• Nomor Induk Pegawai (NIP)
• Nomor Induk Kependudukan (NIK)
• Jabatan, unit kerja, dan informasi kepegawaian lainnya

Pegawai tidak memiliki akses untuk mengubah data ini secara langsung.

b. Data Lokasi

Aplikasi mengakses informasi lokasi geografis Pegawai (GPS) saat melakukan absensi untuk memverifikasi bahwa absensi dilakukan dari lokasi yang sah.

c. Data Biometrik (Pengenalan Wajah)

Untuk menjamin keabsahan kehadiran, aplikasi menggunakan teknologi pengenalan wajah (Face Recognition) saat Pegawai melakukan absensi.

d. Foto Profil

Pegawai dapat mengunggah foto profil secara mandiri untuk keperluan identifikasi visual dalam sistem.

e. Bukti Pendukung Ketidakhadiran

Dalam hal pengajuan izin, sakit, dinas luar, atau ketidakhadiran lainnya, Pegawai dapat mengunggah bukti pendukung berupa foto atau dokumen melalui kamera maupun galeri perangkat.

Data pribadi Pegawai digunakan untuk tujuan sebagai berikut:

• Verifikasi kehadiran berdasarkan lokasi dan data biometrik
• Mendukung proses administrasi kepegawaian secara digital dan akuntabel
• Pengelolaan dan validasi pengajuan ketidakhadiran berbasis bukti dukung
• Meningkatkan akurasi dan integritas sistem kehadiran pegawai

Aplikasi SiAP menggunakan layanan dan SDK pihak ketiga berikut yang dapat mengakses data tertentu sesuai fungsinya:

Layanan / SDK	Fungsi	Data yang Diakses
Firebase Analytics	Analitik penggunaan aplikasi	Device ID, app usage
Firebase Crashlytics	Laporan error & crash	Stack trace, device info, OS version
Firebase Cloud Messaging	Notifikasi push	FCM token, device ID
Google ML Kit	Pengenalan wajah	Data wajah (diproses lokal di perangkat)
Google Maps / Geocoding	Validasi lokasi absensi	Koordinat GPS

Seluruh SDK pihak ketiga beroperasi sesuai kebijakan privasi masing-masing. Tidak ada SDK yang digunakan untuk menjual data pengguna kepada pihak lain.

Untuk menjalankan fungsi utama aplikasi, sistem akan meminta izin berikut:

• Lokasi (GPS): Untuk memvalidasi titik absensi
• Kamera: Untuk pengambilan wajah dan bukti dukung
• Penyimpanan (Galeri): Untuk mengambil dokumen atau foto dari perangkat
• Notifikasi: Untuk menerima pengingat dan pemberitahuan absensi

Seluruh akses dilakukan hanya saat dibutuhkan dan digunakan secara terbatas sesuai kebijakan ini.

• Seluruh data disimpan pada server yang dikelola secara aman milik Pemerintah Kota Sungai Penuh
• Akses terhadap data dibatasi hanya kepada pihak internal yang berwenang, seperti Administrator atau Unit Kepegawaian
• Aplikasi menerapkan sistem enkripsi dan mekanisme keamanan sesuai standar yang berlaku
• Data yang disimpan di perangkat menggunakan enkripsi Android Keystore untuk melindungi informasi sensitif

Data Pegawai disimpan selama masa aktif kepegawaian sesuai ketentuan kearsipan pemerintah. Rincian retensi data:

• Data kehadiran harian: Disimpan minimal 5 (lima) tahun untuk keperluan audit kepegawaian
• Data biometrik (embedding wajah): Dihapus otomatis saat Pegawai tidak aktif atau mengajukan penghapusan
• Foto profil & bukti dukung: Disimpan selama akun aktif, dapat dihapus atas permintaan
• Log pelanggaran: Disimpan minimal 3 (tiga) tahun sebagai bukti audit

Setelah masa retensi berakhir, data akan dihapus secara permanen atau dianonimkan sesuai prosedur yang berlaku.

Pegawai berhak mengajukan permintaan penghapusan akun dan/atau data pribadi. Caranya:

• Melalui email: Kirim ke siap@sungaipenuhkota.go.id dengan subjek "Permintaan Hapus Data"
• Melalui Administrator: Hubungi Administrator Sistem di instansi Pegawai terdaftar
• Waktu pemrosesan: Permintaan diproses dalam 14 (empat belas) hari kerja

Data yang wajib disimpan berdasarkan peraturan perundang-undangan tidak dapat dihapus sepenuhnya, namun akan dianonimkan sesuai ketentuan.

Penghapusan akun mengakibatkan hilangnya akses ke seluruh fitur aplikasi SiAP.

• Data tidak akan dibagikan kepada pihak ketiga tanpa persetujuan Pegawai, kecuali diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan
• Data dapat digunakan oleh unit Kepegawaian untuk evaluasi, pelaporan, atau kebijakan kepegawaian
• Data tidak dijual kepada pihak manapun dalam bentuk apapun

Pegawai memiliki hak untuk:

• Mengetahui data pribadi yang disimpan dan digunakan dalam aplikasi
• Meminta perbaikan atas data yang tidak akurat melalui Administrator
• Mengajukan permintaan penghapusan akun dan/atau data pribadi (lihat Pasal 9)
• Menarik persetujuan penggunaan data (dengan konsekuensi tidak dapat mengakses aplikasi)

Aplikasi memiliki sistem deteksi otomatis terhadap aktivitas mencurigakan, termasuk:

• Penggunaan aplikasi pihak ketiga untuk memalsukan lokasi (fake GPS)
• Manipulasi tanggal dan/atau waktu pada perangkat
• Upaya lain untuk memanipulasi data kehadiran

Jika pelanggaran terdeteksi:

• Akun Pegawai akan diblokir secara otomatis
• Aktivitas pelanggaran dicatat dalam log internal sebagai bukti
• Pemulihan akses wajib melalui Administrator dan proses verifikasi resmi

Instansi berhak menolak pemulihan akun pada pelanggaran serius atau berulang.

Instansi yang berwenang berhak melakukan perubahan atau pembaruan terhadap Kebijakan Privasi ini sesuai peraturan yang berlaku. Setiap perubahan akan diinformasikan melalui notifikasi aplikasi atau email resmi, dan penggunaan aplikasi selanjutnya dianggap sebagai persetujuan atas kebijakan yang telah diperbarui.